Eine Firmenfeier ist kein Meeting mit Buffet. Sie ist das eine Event im Jahr, an dem sich zeigt, wie ein Unternehmen mit seinen Leuten umgeht. Entsprechend plant man sie – oder eben nicht.
Diese Checkliste führt durch die Planung: vom Budget über das Programm bis zur Frage, warum der September über Eure Weihnachtsfeier entscheidet.
Budget: pro Kopf denken
Firmenfeiern kalkuliert man pro Person, nicht pauschal. Als Orientierung im Raum Ludwigsburg/Stuttgart: 80 bis 150 € pro Kopf für Location, Essen und Getränke – je nach Anspruch. Ab etwa 50 Gästen lohnt eine exklusive Location; unter 400 Gästen muss im Raum niemand zweimal suchen: Unsere Eventfläche fasst 980 m², das Foyer empfängt kleinere Runden ab 20 Personen.
Die Checkliste
- Anlass und Ziel klären. Jubiläum, Weihnachtsfeier, Sommerfest, Kick-off? Das Ziel bestimmt Programm und Ton.
- Termin sichern – früh. Beliebte Freitage sind Monate im Voraus weg. Weihnachtsfeiern: siehe unten.
- Location mit Technik wählen. Bühne, Ton, Licht, Beamer, Mikrofon – für Reden, Ehrungen, Präsentationen. Extern gemietete Technik kostet schnell vierstellig; besser, die Location bringt sie mit.
- Catering-Format festlegen. Gesetztes Menü wirkt festlich, Buffet verbindet, Flying Food hält alle in Bewegung. Wichtig: Vielfalt (vegetarisch, vegan, halal) ist heute Standard, kein Extra.
- Programm-Bausteine planen. Eine Rede, ein Highlight, dann Musik – mehr braucht ein guter Abend selten. Teambuilding-Elemente, Quiz oder Live-Acts nach Geschmack der Mannschaft, nicht der Geschäftsführung.
- Anreise und Parken klären. 90 kostenlose Parkplätze und Barrierefreiheit lösen zwei Probleme, bevor sie entstehen.
- Einen Ansprechpartner festlegen. Auf beiden Seiten. Am Abend selbst organisiert die Location – nicht die Assistenz der Geschäftsführung.
Weihnachtsfeier? Der September entscheidet.
Jedes Jahr dasselbe: Im Oktober beginnt die Suche, im November ist alles weg. Die attraktiven Dezember-Freitage sind in der Region oft schon im September vergeben. Wer seine Weihnachtsfeier im Spätsommer bucht, wählt aus, wer im November sucht, nimmt, was übrig ist.
Der Zeitplan
- 12 bis 9 Monate vorher: Termin intern festlegen und Location anfragen. Das ist der Schritt, an dem alles andere hängt.
- 6 Monate vorher: Budget freigeben, Gästezahl schätzen, Programm grob festlegen.
- 3 Monate vorher: Einladungen, Menüauswahl, Technikbedarf klären.
- 4 Wochen vorher: Endgültige Gästezahl, Sitzordnung, Ablaufplan.
Der 110-Euro-Freibetrag
Ein Punkt, den viele übersehen: Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro Person und Veranstaltung, bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Bleibt die Feier darunter, fallen für die Mitarbeitenden keine Lohnsteuer und keine Sozialabgaben an. Wird der Betrag überschritten, ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig. Stand 2026, die konkrete Anwendung gehört in die Hände des Steuerberaters.
Die fünf Fragen für die Besichtigung
- Ist die Location am Wunschtermin exklusiv verfügbar, oder feiert parallel jemand anders?
- Kommt das Catering aus dem Haus oder von einem externen Dienstleister?
- Wie viele Parkplätze gibt es, und was kosten sie?
- Bis wann darf gefeiert werden?
- Wer ist am Abend selbst vor Ort ansprechbar?
Frage 1 und Frage 5 entscheiden über den Abend. Alles andere lässt sich organisieren.
Was in Remseck möglich ist
980 Quadratmeter. Ein Raum, eine Küche, ein Team. Das Foyer mit Bar nimmt kleinere Runden von 20 bis 45 Personen auf, der große Saal die ganze Belegschaft bis 400 Gäste. Bühne, Licht, Ton und Beamer sind vorhanden, 90 Parkplätze kostenfrei vor der Tür, barrierefrei, gefeiert wird bis 3 Uhr. Zehn Minuten vom Schloss Ludwigsburg, direkt an der A81. Mehr dazu auf der Seite zur Firmenfeier-Location in Remseck.
FAQ
Was kostet eine Firmenfeier pro Person?
Mit Location, Essen und Getränken realistisch 80 bis 150 € pro Kopf. Nach oben offen – nach unten geht es zulasten des Abends.
Wie groß darf eine Firmenfeier bei Hochberg sein?
Von 20 Personen im Foyer bis 400 Personen auf der gesamten Eventfläche – mit Bühne, Tanzfläche und Inhouse-Catering.
Übernimmt die Location auch das Programm?
Die Organisation des Abends – Ablauf, Catering, Technik – liegt bei uns. Für Live-Acts, DJs oder Teambuilding-Formate beraten wir und vermitteln bewährte Partner.
Der Termin für Eure Feier steht noch nicht? Unsere Firmenfeier-Location in Remseck bei Ludwigsburg – oder direkt: Termin anfragen.
